Papperas uit Oostduinkerke koos HRMS voor loonverwerking
"Uit vergelijkende testperiode kwam HRMS als beste uit de bus"
Vooraleer te kiezen voor HRMS, onderwierpen Pepijn Raeymaekers en Evelien Warreyn van Papperas verschillende softwarepakketten voor loonverwerking aan een langdurige test. "Een jaar lang werkten we met meerdere pakketten naast elkaar", vertelt hij. "We verdeelden onze klanten in groepjes waarbij we elk groepje met andere loonverwerkingssoftware opvolgden. Al snel werd onze absolute voorkeur duidelijk: HRMS."
Externe personeelsdienst
Papperas startte in 2007 met een duidelijke bedrijfsvisie. "We wilden als externe personeelsdienst toegevoegde waarde voor onze klanten. Daarbij zouden we ons als schakel tussen de klant en hun sociaal secretariaat positioneren. We mikten bewust op kleine KMO’s uit de onmiddellijke buurt. Zeg maar de bakker, beenhouwer en horecazaak om de hoek."
Aan de kust betekent dit veel seizoensarbeid en gelegenheidswerknemers. "Dit vraagt inderdaad heel wat flexibiliteit op het vlak van personeelsmanagement. Deze kleine ondernemingen hebben géén eigen personeelsdienst of gespecialiseerde HR-medewerkers in dienst. Als Papperas willen we onszelf dan ook terugverdienen door het verlenen van interessant personeelsadvies en uitzoeken van premies of subsidiemogelijkheden. Klanten moeten zich bij ons welkom voelen met elke vraag. Hiermee gingen we bewust in tegen de strategie van veel sociaal secretariaten om quasi alles te automatiseren en klanten documenten en info zelf te laten zoeken op hun website."
Loonverwerking als extra dienstverlening
Meteen sloeg deze persoonlijke en klantgerichte aanpak aan, waardoor Papperas op korte tijd een mooi klantenbestand opbouwde. "We stelden al snel vast dat we sociaal secretariaten alle gegevens (contracten, loonopgaven…) op een gouden dienblaadje aanboden. Al het denkwerk hadden wij voor hen al gedaan. Zij dienden als het ware alleen nog op de juiste knop te drukken en de loonbriefjes rolden uit de printer. Bovendien ging er veel tijd verloren: klant – Papperas – sociaal secretariaat – Papperas – klant. We besloten dan ook vrij snel om zelf loonverwerking als extra dienstverlening aan te bieden. Zo bieden we onze klanten - aanvullend op onze toegevoegde waarde als externe personeelsdienst - een soepeler totaalpakket."
Eén jaar uittesten
Voor de keuze van loonberekeningssoftware ging Pepijn Raeymaekers niet over één nacht ijs. "In onze zoektocht selecteerden we meerdere softwarepakketten. Deze hebben we elk één jaar grondig uitgetest op reële klanten. Sommige pakketten dateren nog uit de jaren ’80 en werken op mainframe. Voor de pakketten uit de jaren ’90 moet je als gebruiker allerlei F-toetsencombinaties vanbuiten leren. HRMS, gelanceerd in 2009, was eigenlijk de enige echt recente software op de markt."
Gebruiksvriendelijk, flexibel en performant
Het verschil tussen de softwarepakketten werd snel duidelijk. "Bij de meeste pakketten duurde het drie weken vooraleer je er deftig mee kon werken, bij HRMS nam dit bij wijze van spreken slechts enkele uren in beslag. HRMS is zeer gebruiksvriendelijk, flexibel en performant. Met HRMS configureren we eenvoudig elke parameter op maat van onze klanten. We behouden alle controle zodat we de loonbrief voor elke klant kunnen opmaken zoals wij het willen. Je zag ook meteen dat in deze software een dynamiek zit. De mensen achter HRMS optimaliseren voortdurend de gebruiksvriendelijkheid en breiden de functionaliteiten uit."
Amper een inloopperiode
Voor een snelgroeiend bedrijf als Papperas is de gebruiksvriendelijkheid van de software zeer belangrijk. "Inmiddels tellen we al vier medewerkers. We introduceren nieuwe krachten zelf in de software. Vrijwel meteen kunnen ze met HRMS aan de slag. Er is amper een inloopperiode nodig."
Verbeteringen of aanvullingen
Ook de samenwerking met de mensen achter HRMS en JESS loopt gesmeerd. "We onderhouden een zeer intensief contact. Als we voorstellen tot verdere verbetering of nieuwe aanvullingen suggereren, dan wordt er echt geluisterd. Veel van onze suggesties belanden uiteindelijk in de software. Op de zeldzame foutmeldingen wordt meteen gereageerd."
Derde opinie
Ook de inhoudelijke ondersteuning vanuit het concept JESS wordt gewaardeerd. "Bij complexe vraagstukken plegen we intern heel wat overleg of koppelen we terug met de officiële instanties. We vinden het daarnaast heel waardevol om nog een derde opinie te horen. Uiteindelijk willen we onze klant het juiste heldere advies bieden. Naast de gebruiksvriendelijke software HRMS, die voortdurend evolueert en de actuele wetgeving weerspiegelt, steunt het concept JESS ook op een inhoudelijke adviespijler. We zien dit als perfect complementair met de visie en werkwijze van Papperas."